اتفاقية معالجة البيانات

الأطراف ودورانا

الاتفاقية بين FRONTROOM AI LTD، رقم الشركة 17540446، ومكتبها المسجل في 11 Frating Crescent, Woodford Green, IG8 0DW, United Kingdom، وبين النشاط التجاري صاحب حساب Frontroom. وهي تكمّل الشروط وتُعد جزءاً منها.

• نحن المعالِج عندما تكون أنت المتحكم في البيانات الشخصية التي تضعها في Frontroom.
• ونحن المعالِج الفرعي عندما تعالج أنت البيانات لصالح جهة أخرى، مثل شركة أخرى في مجموعتك. وعليك عندئذ التأكد من موافقة تلك الجهة.
• لا تشمل الاتفاقية البيانات التي نتحكم فيها نحن، مثل بيانات أصحاب الحسابات اللازمة لتشغيل حسابك، والفواتير، وإحصاءات الاستخدام ذات الهوية المستعارة، وبيانات زوار موقعنا. وتغطي سياسة الخصوصية تلك البيانات.

كيف نعالج بياناتك

• نعالج بياناتك فقط لتقديم Frontroom وصيانته وتأمينه ودعمه، وكما تختار من خلال إعداداتك واستخدامك له، وكما تنص الاتفاقية، أو وفق تعليمات مكتوبة أخرى نقبلها كتابةً.
• نلتزم بتعليماتك ما لم يفرض القانون غير ذلك، ونُعلمك فوراً إذا لم نستطع تنفيذ تعليمات ما أو رأينا أنها تخالف قانون حماية البيانات.
• لا نبيع بياناتك أبداً، ولا نستخدمها للإعلانات أبداً.
• عندما نضيف ميزات أو نغيّرها، قد نحدّث الملحق 1 ونُعلمك قبل سريان التحديث. وتبقى الميزات الاختيارية، مثل الكاميرات الذكية، متوقفة حتى تفعّلها.

مسؤولياتك

• أن يكون لديك أساس قانوني للبيانات الشخصية التي تضعها في Frontroom، وأن تقدّم للأشخاص المعلومات التي يشترطها القانون، وأن تحصل على أي موافقة لازمة، وأن تكون تعليماتك لنا متوافقة مع القانون.
• إذا استخدمت الكاميرات الذكية: أن تضع لافتات واضحة للمراقبة بالكاميرات، وتُعلم موظفيك كتابياً، وتجري تقييماً لأثر حماية البيانات حيث يشترطه القانون، وأن يكون لديك شرط صحيح وفق المادة 9 لأي بيانات بيومترية مع توفير طريقة أخرى لتسجيل الحضور، وألا تغطي الكاميرات أماكن خاصة مثل دورات المياه أو غرف تبديل الملابس.

السرية والأمان

كل من نسمح له بمعالجة بياناتك ملزم بالحفاظ على سريتها، ولا يصل إليها إلا عند الحاجة لتشغيل الخدمة أو دعمها أو تأمينها. ونطبق إجراءات تقنية وتنظيمية مناسبة لحمايتها كما تشترط المادة 32، ويصفها الملحق 2، ولن نخفض مستوى الحماية الذي توفره.

المعالِجون الفرعيون

• توافق على استخدامنا المعالِجين الفرعيين المذكورين في صفحة المعالِجين الفرعيين، كلٌّ للمهام وفي الأماكن المبيّنة هناك.
• نُعلمك بالبريد الإلكتروني وعلى تلك الصفحة قبل 10 أيام عمل على الأقل من إضافة معالِج فرعي أو استبداله. ولك أن تعترض كتابياً مع ذكر الأسباب خلال 30 يوماً من إشعارنا، وسنعمل معك بحسن نية لمعالجة اعتراضك. ويمكنك أيضاً إنهاء الاتفاقية في أي وقت كما تسمح الشروط.
• لدينا عقد مكتوب مع كل معالِج فرعي يلزمه بحماية البيانات بالتزامات لا تقل عن التزامات هذه الاتفاقية، ونبقى مسؤولين أمامك عن عمله بالكامل.

النقل خارج المملكة المتحدة

يعمل تطبيق Frontroom وقاعدة بياناته ونسخه الاحتياطية على خوادمنا في المملكة المتحدة. وقد يعالج بعض المعالِجين الفرعيين البيانات في دول أخرى كما يبيّن الملحق 3، وفي هذه الحالة يكون النقل محمياً بلوائح الكفاية في المملكة المتحدة أو بضمانات مناسبة، مثل اتفاقية نقل البيانات الدولية أو الملحق البريطاني للبنود التعاقدية القياسية للاتحاد الأوروبي. وإذا كنت في المنطقة الاقتصادية الأوروبية، يغطي قرار الكفاية الأوروبي الخاص بالمملكة المتحدة إرسال بياناتك إلينا، وإن توقف العمل به تُطبَّق البنود التعاقدية القياسية للاتحاد الأوروبي كما يفصّل البند 8.3 من النص الإنجليزي.

خروقات البيانات

إذا علمنا بخرق للبيانات الشخصية يمس بياناتك، فسنُعلمك دون تأخير لا مبرر له، وفي جميع الأحوال خلال 72 ساعة، ونزوّدك بالمعلومات التي تحتاجها فور توفرها، ونتخذ خطوات معقولة لاحتوائه والتحقيق فيه والحد من ضرره، ونساعدك على إبلاغ مكتب مفوض المعلومات والأشخاص المتأثرين حيث يشترط القانون ذلك.

المساعدة والتدقيق

• طلبات الأشخاص: إذا طلب منا شخص ممارسة حقوقه في بياناتك، نحيل الطلب إليك دون تأخير، ونساعدك على الرد عند الحاجة. ويتيح لك Frontroom البحث عن السجلات وتصحيحها وتصديرها وحذفها بنفسك.
• طلبات السلطات: نُعلمك بأي طلب من محكمة أو جهة رقابية ما لم يمنعنا القانون، ولا نفصح إلا عما يلزمنا القانون به.
• تقييمات الأثر: نساعدك بشكل معقول في تقييمات أثر حماية البيانات والتشاور مع مكتب مفوض المعلومات حيث يشترطها القانون.
• المعلومات والتدقيق: لا نحمل حالياً شهادات أمنية من جهات خارجية. ويمكنك أن ترسل إلينا أسئلة أمنية معقولة مرة في السنة، أو بعد أي خرق. وإذا لم تكفِ إجاباتنا، أو طلبت ذلك جهة رقابية، يحق لك أو لمدقق مستقل تعيّنه إجراء تدقيق، بما في ذلك التفتيش، بإشعار كتابي قبل 30 يوماً على الأقل، ويتحمل كل طرف تكاليفه.

الحذف أو الإعادة

يمكنك حذف السجلات في Frontroom بالطرق التي يتيحها التطبيق، وتُحذف صور الكاميرات ومقاطعها المرفقة بالأحداث تلقائياً بعد عدد الأيام الذي تحدده. ولا تُعدَّل القيود المحاسبية المرحّلة ولا تُحذف، بل تُصحَّح بقيود عكسية. وعند انتهاء الاتفاقية يكون لديك 30 يوماً لتصدير بياناتك، ثم نحذفها، أو نعيدها إليك إذا طلبت ذلك قبل انتهاء المدة، إلا ما يلزمنا القانون بالاحتفاظ به. وتُحذف النسخ الموجودة في النسخ الاحتياطية مع تجدّدها خلال 30 يوماً، ونؤكد لك الحذف كتابياً عند الطلب.

المسؤولية والمدة والقانون

• تخضع المسؤولية بموجب هذه الاتفاقية للحدود الواردة في البند 11 من الشروط، بالقدر الذي يسمح به قانون حماية البيانات، ولا تحدّ الاتفاقية من حقوق الأفراد.
• عند التعارض تُقدَّم وثائق النقل الدولي (حيث تنطبق)، ثم هذه الاتفاقية، ثم بقية الشروط.
• تبدأ الاتفاقية عند قبولك الشروط وتستمر طوال مدة الاتفاقية، وبعدها ما دمنا نعالج بياناتك. وقد نحدّثها لمواكبة القانون أو Frontroom، ونُعلم أصحاب الحسابات قبل 30 يوماً على الأقل من أي تغيير مهم.
• تخضع الاتفاقية لقانون إنجلترا وويلز، وتختص محاكم إنجلترا وويلز بأي نزاع بشأنها.

الملحق 1: تفاصيل المعالجة

• الأشخاص الذين تخصهم البيانات: موظفوك، والمستخدمون الذين تمنحهم صلاحية الوصول، وضيوفك وعملاؤك، ومورّدوك وجهات الاتصال لديهم، وجهات أعمالك الأخرى، وإن فعّلت الكاميرات الذكية، كل من يظهر في كاميراتك المربوطة.
• أنواع البيانات: بيانات الموظفين (مثل الورديات والحضور والإجازات والرواتب والبيانات البنكية لدفع الأجور)، وبيانات المستخدمين وسجل التدقيق، وبيانات الضيوف والعملاء للطلبات والفواتير ونقاط الولاء، وبيانات المورّدين وفواتيرهم، والمحتوى الذي تضيفه مثل صور الفواتير والملاحظات الصوتية وأسئلة «اسأل»، وصور الكاميرات ومقاطعها إن فعّلتها.
• الفئات الخاصة من البيانات: لا يحتاجها Frontroom ليعمل، لكنها قد تشمل بيانات بيومترية إذا فعّلت تسجيل حضور الموظفين بالكاميرا، أو معلومات صحية إذا سجّلت الإجازات المرضية.
• الغرض والمدة: تقديم Frontroom لك وتأمينه ودعمه، طوال مدة الاتفاقية، ثم مدة التصدير البالغة 30 يوماً ومدة تجدّد النسخ الاحتياطية.
• الجهة الرقابية: مكتب مفوض المعلومات (ICO) في المملكة المتحدة.

الملحق 2: إجراءات الأمان

• التشفير أثناء النقل: كل الاتصالات بـ Frontroom مشفّرة عبر TLS (HTTPS)، ولا تقبل خوادمنا أي اتصال مباشر من الإنترنت، بل تصل الزيارات إليها عبر نفق مشفّر من مزوّد الشبكة.
• التحكم في الوصول والأدوار: لكل مستخدم حسابه الخاص، ويحدد المالك دور كل مستخدم، وتتحقق خوادمنا من الدور عند كل إجراء. وتُخزَّن كلمات المرور بتجزئة أحادية الاتجاه قوية (Argon2)، وتُبطَّأ محاولات الدخول الفاشلة المتكررة.
• فصل الحسابات: تُحفظ سجلات كل مطعم منفصلة، ويُتحقق من كل طلب مقابل الحساب الذي يخصه.
• وصول فريقنا: لا يصل إلى أنظمة التشغيل إلا موظفون محددون في Frontroom بمفاتيح شخصية، وعند الحاجة فقط.
• سجل التدقيق: يسجل Frontroom من فعل ماذا في كل حساب، ولا تُعدَّل القيود المحاسبية المرحّلة ولا تُحذف.
• النسخ الاحتياطية: نسخة احتياطية كل ليلة لقاعدة البيانات والملفات، محفوظة على جهازين، مع نسخة مشفّرة خارج الموقع.
• تتبّع الأخطاء مع إزالة البيانات الشخصية: قبل أن يغادر تقرير الخطأ خوادمنا نحذف منه المستخدم وعناوين IP وملفات تعريف الارتباط ومحتوى الطلبات وعناوين البريد الإلكتروني وأرقام الهواتف وأرقام البطاقات والحسابات البنكية وكلمات المرور.
• تقليل البيانات: لا يتلقى كل معالِج فرعي إلا ما يحتاجه لمهمته، ولا تتضمن عمليات التصدير كلمات المرور أو الرموز السرية أبداً، ولا يستطيع تنزيل نسخة كاملة من البيانات إلا مالك الحساب.
• الذكاء الاصطناعي والكاميرات: لا يُرحَّل إلى الدفاتر أي شيء يجهّزه الذكاء الاصطناعي حتى يوافق عليه شخص، ويتصل محرك الكاميرات من داخل شبكتك إلى الخارج، وتُحذف صور الأحداث ومقاطعها تلقائياً بعد المدة التي تحددها.

الملحق 3: المعالِجون الفرعيون

القائمة الحالية دائماً في صفحة المعالِجين الفرعيين، ونُعلمك قبل إضافة أي منهم أو استبداله. وكانت القائمة في 25 أكتوبر 2026 كما يلي:

عن هذه الوثيقة

تستند هذه الاتفاقية إلى الشروط القياسية لاتفاقية معالجة البيانات من Common Paper، الإصدار 1.1، من شركة Common Paper, Inc.، المتاحة للاستخدام بموجب رخصة CC BY 4.0. وقد عدّلناها: أعدنا كتابتها بلغة واضحة في وثيقة واحدة، وكيّفناها مع اللائحة العامة لحماية البيانات في المملكة المتحدة وقانون حماية البيانات لعام 2018، وأكملنا تفاصيلها وملاحقها الخاصة بـ Frontroom. وليست Common Paper طرفاً في هذه الاتفاقية ولا تزكّي Frontroom، وتقدّم شروطها القياسية كما هي دون ضمانات.